Digitalisierung im TVO – wichtiges Thema für die nächsten Wochen

Liebe Mitglieder des TVO,

Mitgliedsanträge werden von Hand ausgefüllt und gelangen auf unterschiedlichen, manchmal sehr langen Wegen zur Geschäftsstelle, werden dort nochmals von Hand eingegeben. Mitgliederlisten werden (1) in der Vereinsverwaltung, (2) in eBuSy, (3) für den Newsletter geführt und (4) zusätzlich zu jeder Trainingsanmeldung erstellt – ebenfalls von Hand.

Diese über Jahre entwickelte und wenig transparente Situation wollen wir beenden. Unsere Vereinsadministration soll digitalisiert werden und persönliche Daten an einer Stelle gespeichert werden, wo sie zudem unter direkter Kontrolle des jeweiligen Mitglieds stehen. Seit geraumer Zeit haben wir uns am Markt schlau gemacht, welche Lösungen angeboten werden. Schließlich haben wir uns für Sportision entschieden, einem auch vom Hessischen Tennis-Verband empfohlenen Softwareanbieter mit Servern in Frankfurt, der sich explizit auf die europäische Datenschutz-Grundverordnung in deutscher Rechtsauslegung verpflichtet.

Dieses Projekt haben wir mit der Tennisschule Frank Issel besprochen, die sich für die Trainingsplanung ebenfalls für Sportision entschieden hat. Der Vorteil für unsere Mitglieder liegt auf der Hand: eine Software-Plattform bedient sowohl die Trainings- oder Camp-Anmeldungen, als auch die Platzbuchung und die Mitgliederverwaltung. Diejenigen, die sich für die Ostercamps und/oder das Sommertraining angemeldet haben, wissen es bereits: Frank ist uns einen Schritt voraus und hat Sportision schon implementiert.

Im TVO sind wir aber nicht nur auf dem Tennisplatz ambitioniert. Unser sportlicher Ehrgeiz gilt genauso der Digitalisierung. So wollen wir nach Möglichkeit die Platzbuchung zu Saisonbeginn auf Sportision starten und die Mitgliederverwaltung im Juni „live“ setzen. Unsere Vorbereitungen sind weit fortgeschritten. Alle Verträge sind fertiggestellt und unterzeichnet, die Tennisschule hat die 100% Projektfortschritt bereits erreicht. Die Platzbuchung läuft gerade in einer Testphase bei verschiedenen Vorstandsmitgliedern und beim Modul Mitgliederverwaltung haben wir die 50%-Zielerreichung hinter uns gelassen.

Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem wir Eure Unterstützung benötigen. Zur Identifizierung in Sportision und der individuellen Freischaltung der Rechte z.B. zur Platzbuchung und später zur Verwaltung der persönlichen Daten muss jedes Mitglied einen Sportision Account mit einer persönlichen Emailadresse anlegen. Die Erstellung dieses Accounts ist selbstverständlich kostenlos, mit keinerlei Verpflichtungen verbunden, und darüber hinaus wirklich sehr einfach.

Alle Mitglieder erhalten in diesen Tagen eine Email mit Erläuterungen und einer kleinen Anleitung zur Erstellung des Accounts. Ähnliche Anleitungen werden wir im Laufe der nächsten Wochen zu den verschiedenen Bausteinen von Sportision bereitstellen. Niemand wird allein gelassen. Wir bieten Hilfe und Unterstützung an. Innerhalb des Vorstands hat Martin die Projektkoordination übernommen. Deshalb seid bitte nicht überrascht, wenn Ihr zeitnah mit unserem Jugendwart auch dann in Kontakt seid, wenn Ihr keine Jugendlichen im
Verein habt….

Vielleicht habt Ihr es in unserem Terminkalender gesehen: am 29. April ist die Saisoneröffnung geplant. Auch an diesem Tag werden Steffi, Martin und andere Vorstandsmitglieder mit Rat und Tat für Fragen rund um das Digitalisierungsprojekt zur Verfügung stehen.

Lasst es uns also angehen – der Schritt ist eigentlich schon längst überfällig….

Euer Vorstand